Relación Jefe-Secretaria

Como facilitar el trabajo al jefe:

–          Avisarle con suficiente antelación de sus obligaciones diarias o semanales. A su manera debe de actuar como “memoria” o “agenda” de su jefe.

–          Desviar o anular visitas inoportunas y organizar las que sean de su interés, facilitándoles entrevistas para fecha y hora convenientes.

–          Filtrar las llamadas telefónicas.

–          Preparar las llamadas a las personas precisas y en el momento oportuno.

–          Mantener al jefe informado sobre los compromisos internos y externos.

–          Planificar, ordenar y actualizar la agenda de trabajo de su jefe y la suya para evitar  omisiones o reiteraciones.

–          Preparar de forma previa los documentos de la empresa, cuya redacción definitiva corre a cargo del superior.

–          Librar al jefe del papeleo administrativo, del archivo y de la correspondencia asumiendo ella estas actividades.

–          Ser moderada en los momentos de tensión, tratar de controlar al superior y resolver con diligencia y prontitud cualquier contratiempo que se le pueda presentar.

Qué hacer? Llegue a acuerdos con su jefe.

Cada día antes de comenzar su trabajo, la secretaria debe tener un Despacho con su jefe y hacerles estas preguntas con vistas a no interrumpir su trabajo:

Ejemplo:

–          Atenderá todas las llamadas.

–          En que horarios?

–          Las visitas no programadas las atenderá en este día.Etc.

Cómo relacionarse con el Jefe?

El Jefe y la Secretaria tienen una cuenta bancaria emocional:

•                    Cada uno debe aportar a esta cuenta para poder extraer beneficios mutuos.

•                    Confianza y respeto mutuo.

•                    Recomendaciones y críticas constructivas.

•                    Ayudar en la organización del trabajo.              

•                    Capacidad de alertar tanto en los problemas de trabajo, como en otros no relacionados con este.

Que hacer para llevarse bien con su jefe?

–         Las relaciones estarán basadas en el respeto más absoluto a la función que desempeña cada uno y en la máxima profesionalidad.

–         En la relación secretaria-jefe debe primar la seriedad, el respeto y el cumplimiento de las tareas que su superior le recomiende.

–         Establecer con su jefe una relación de colaboración positiva y tatar de afrontarla con entusiasmo y convicción.

–         Cumplir sus órdenes con eficacia y diligencia.

–         Acostumbrarse a sus hábitos y métodos de trabajo y aceptarlas sin discusión.

–         Adaptarse al carácter del jefe. No intentar cambiar a su jefe.

–         Recordar que la forma de evitar posibles tensiones es actuar con cortesía.

–         Sea paciente.     

RELACIONES SECRETARIA – EJECUTIVO.

La secretaria tendrá que establecer con su jefe una relación de colaboración positiva, debe tener en cuenta la profesionalidad de ambos y también sus respectivos caracteres.

Se puede intuir fácilmente, que, al trabajar en estrecha relación, no solo se soportaran mutuamente, sino que expresaran un sentimiento basado sobre todo en el respeto de las funciones propias de cada uno y en su profesionalidad. La capacidad de mantener unas relaciones humanas e interpersonales correctas es fundamental.

La relación que se establezca entre la secretaria y su jefe,  puede ser el soporte del éxito en su trabajo. El mejor acuerdo se apoyara en el respeto y comprensión mutua. Aunque en privado el jefe pueda establecer un trato más relajado, en público no debe permitirse ningún exceso de confianza.

RELACIONES CON LA FAMILIA DEL JEFE.

•                    Establezca una relación de confianza respetuosa.

•                    No de jamás la impresión que le molesta las llamadas, aunque considere que son inoportunas o reiteradas.

•                    Tenga siempre una respuesta rápida de posible localización de su jefe, conózcala o no (lo llamaron urgente del Ministerio, asistió a un Consejo de Dirección extraordinario, etc.)

•                    Ayude en lo posible si conoce de algún problema asociado a la llamada (muéstrese siempre dispuesta a cooperar).

•                    Sea amable y comunicativa si un familiar visita a su jefe.

Como es su Jefe?

•Autoritario:   No permite discrepancias con sus decisiones, escucha poco, subvalora los subalternos. Impide el desarrollo profesional y personal de la secretaria.

•Déspota: Maltrata a los subordinados, siempre tiene una palabra ofensiva hacia los demás, no le gusta recibir y cuando lo hace pocas veces logra una comunicación adecuada. Impone a la secretaria que tenga la misma imagen de él.

•Débiles:  Por lo regular les cuesta trabajo no complacer a todo el mundo, aunque esto lleve a decisiones contradictorias, cuando son conocedores de su debilidad le dan amplias facultades a las secretarias para que resuelvan. Pero ante un error no las respaldan, por lo regular embarcan a su secretaria.

•Indecisos: Les cuesta trabajo tomar una decisión, todo lo consultan, por lo tanto se estancan la solución de los problemas. La secretaria nunca puede dar una respuesta adecuada, lo cual hace que la secretaria sea subvalorada por otros jefes o por las personas que asisten a la oficina.

•Decididos:  Toman decisiones con facilidad, son seguros de sí mismos, dan respuestas rápidas y por lo regular la secretaria se siente segura y respaldada.

•Temerosos:  Son pusilánimes, hacen todo lo que le ordenan aunque tenga argumentos para detener la decisión, se cuida demasiado yerra con frecuencia. Obliga a la secretaria a enfrentar los problemas.

•Vaselinosos:  Le dice que si a todo el mundo y no resuelve nada, siempre anda escondido y mintiendo. Pone a la secretaria en situaciones difíciles, obligándola a mentir.

•Don Juanesco: Enamora  a todo el mundo en la oficina, recibe muchas llamadas personales, sale mucho a tareas no concretas. La secretaria eficiente puede ser sacrificada por una de mejor presencia, en general son un asco de jefe.

DEL DESPACHO AL DORMITORIO:Evite en lo posible involucrarse sentimentalmente con su jefe, por lo regular los resultados no son buenos y con mucho las dificultades superan las gratificaciones, al final, pueden dar al traste con la permanencia de uno o de ambos, sin embargo; muchas horas juntos, la proximidad física, las tensiones compartidas, secretos de la empresa que a veces conocen solo ellos dos, los momentos vulnerables de ambos, todo favorece a que la relación jefe-secretaria rebase el ámbito laboral y se prolongue a la vida íntima, muchas se quedan en aventuras, aunque algunas se consolidad y puede llegar a un matrimonio feliz.

LE PIDO A CADA JEFE,

QUE NOS TRATE CON DULZURA,

Y CON LA MAYOR TERNURA

QUE HAY EN SU CORAZON,

TENEMOS LA OBLIGACION,

DE ESTAR CON EL TODO EL DIA,

DE VERDAD LE PEDIRIA,                                                                         

QUE NOS TRATE CON CARIñO,

IGUAL QUE SI FUERA UN NIñO

EN UNA JUGUETERIA.

María J. Urquiaga.La Profe Poeta.

E-mail: maria_urq@yahoo.com.