Autora:Maria Josefa Urquiaga.(La Profe Poeta)
El trato con nuestros jefes ha dejado de ser, en la actualidad, una relación tan rígida y formal como en épocas pasadas, aunque en determinadas profesiones y sectores aún se mantienen. No obstante, esta mejora en el trato, no debe dar pie a confundir cordialidad con familiaridad. Debemos saber respetar con mínimo de educación el trato debido por el cargo. Una buena relación con los jefes hará más cordial nuestro ambiente de trabajo, y esto es muy conveniente si tenemos en cuenta el número de horas al día que pasamos trabajando.
Hay que tener en cuenta, que más de la mitad del día la pasamos bajo las órdenes de un jefe o superior. Las relaciones por este motivo debe ser lo más fluidas posibles. Aunque tengamos mucha confianza con nuestro jefe, tendremos que saber mantener una distancia en el trato, y sobre todo cuando nos encontramos delante de terceras personas.
La relación entre secretaria y jefe muchas veces tiene tantas complicaciones como las relaciones de pareja y como ésta, necesita de respeto, comprensión, consideración y dialogo para mantenerse.
El problema de relaciones humanas más serio al que se enfrenta la secretaria surge con su propio jefe, y esto ocurre no porque ella sea inestable, sino porque ella tiene que tratarlo directa o indirectamente durante muchas horas del día. Y cuando entre jefe y secretaria no existe un verdadero conocimiento y una sincera comprensión, las fricciones fácilmente pueden presentarse.
En muchas empresas los jefes delegan casi todos los aspectos relacionados con los negocios a sus secretarias y ellas cumplen lo encomendado con profesionalismo y dedicación. Pero también es cierto que muchas de estas secretarias no reciben el reconocimiento que merecen y por ello se marchan a otras empresas, y es entonces que ya el antiguo jefe no puede hacer nada para revertir la situación.
Las Secretarias en su trabajo diario van conociendo a todo el personal, pero más al Jefe, saben cuándo tienen un buen día, cuando vienen agotados, cuando están de mal humor, y saben perfectamente cuando se puede hablar con el Jefe sin llegar a ser inoportunos y para resolver alguna situación o cosa que necesitamos, en mi experiencia personal puedo decir que he logrado a través de ellas, resolver problemas y autorizaciones que me han hecho falta para el desenvolvimiento de mi trabajo.
La Secretaria puede criticar a su Jefe, pero esta debe ser una crítica respetuosa y hacerlo muy sutilmente. Recuerden que tenemos una cuenta bancaria emocional cada uno debe aportar a esta cuenta, para poder extraer beneficios mutuos, confianza, pasan muchas horas juntos, comparten secretos, sabemos y conocemos cual es el punto vulnerable de cada uno, comparten tensiones, etc.
Para el jefe la secretaria es muy importante,es su mano derecha, es quien organiza los asuntos de la oficina para que éste pueda focalizar su atención solo en temas importantes. La secretaria mantiene todoen normal funcionamiento, tiene buenas relaciones interpersonales y mantiene la comunicación entre clientes y colegas.
Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad… es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jefe y secretaria, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
El trabajo de una Secretaria Ejecutiva es de vital importancia para alcanzar el éxito dentro y fuera de la empresa. A menudo, una Secretaria se enfrenta a obstáculos y disociaciones que debe superar en aras de ejecutar su trabajo de manera óptima y preservar la confianza de su Jefe. En ella se delegan disímiles tareas, las cuales debe supervisar constantemente y hacerse de herramientas necesarias que le ayuden a aprovechar al máximo la jornada laboral y a crear una comunicación eficiente entre sus colegas de trabajo y su Jefe.
Acostumbremos a chequear y verificar lo que nos entregue el Jefe. Hacerle preguntas, no quedarse con inquietudes, preguntar demuestra interés y deseo de saber. Hay que saber compartir juicios con su jefe y analizar sus puntos de vista.
Cuando hay un Consejo de Dirección o una reunión que existe un problema, se encuentren en plena discusión, es el momento oportuno para que la Secretaria entre en acción, reparta café, té o simplemente agua.
Para organizar la agenda de tu jefe:
– Debes conocerlo muy bien, debes saber cómo organiza su tiempo, cuando prefiere recibir a las visitas o entrevistas, etc.. si todavía desconoces esta faceta de tu superior, elabora una pequeña lista con preguntas y cosas que necesitas saber para organizarle su tiempo. Cuando lo sepas, programa sus citas y entrevistas de acuerdo a esos criterios que te ha marcado previamente.
– Asegúrate que tu jefe no tenga reuniones o almuerzos previos a una entrevista, ya que éstos pueden alargarse más de la cuenta y en consecuencia solaparse con la cita que hayas previsto para después de la reunión. Después explícale a tu jefe de la forma más sencilla y clara posible, toda la información precisa sobre el lugar de la cita, hora, cómo puede llegar al lugar (transporte, el itinerario, las rutas alternativas, planos de ubicación, etc.).
– Debes dejar unos minutos entre las visitas para no agobiar a tu jefe y darle un respiro, de esta forma preparar la siguiente entrevista o simplemente descansar. Si está previsto una entrevista de contenido difícil las citas posteriores podrían verse afectadas en cuanto al tiempo o a las fuerzas o humor para afrontarlas.
Por regla general, si has previsto todo lo anterior en su distribución de entrevistas una cita que tiene hora fijada no debería demorarse demasiado tiempo.
Con el tiempo distinguirás también qué tipo de entrevistas y visitas no pasar a tu jefe y delegar en otras personas o proporcionarla la información y qué tipo de personas suelen recibir en seguida, etc. Aquí deberías demostrar tus dotes de relaciones públicas. Esta tarea, denominada muchas veces de “filtro”, puede no ser la más grata pero sí será la más reconocida: tu jefe no puede entrevistarse con todas las personas que lo solicitan.
Para ayudarlo eficientemente tenga en cuenta lo siguiente:
• Conocer en su totalidad las actividades y objetivos de la empresa o institución.Dar a tu jefe la seguridad de que durante su ausencia sus asuntos personales y de negocios será conducido de manera responsable y expedita.Ayudarlo a organizar su tiempo, a coordinar sus citas y programas a cumplir, con sus plazos y todo ello, sin importunarlo ni molestarlo.
• Ser educada, útil, respetuosa y solícita con tus colaboradores, visitantes y clientes, de modo que siempre hablen de ti elogiosamente.
• Ser imaginativa, creativa; presentando ideas o nuevas formas para mejorar el trabajo.Mostrar recursos e iniciativa para solución de problemas sin correr hacia él en todo momento en busca de solución.
• Mostrar calma durante cualquier crisis adoptando una actitud amable, aún en los momentos de máxima tensión.No mostrar fallas en tus habilidades secretariales básicas, tales como tomar dictado, transcripciones, modales en el manejo del teléfono, etc.
• Dar muestra de lealtad y merecer su confianza en asuntos confidenciales, ya sean personales, oficiales o empresariales.Ser una fuente valiosa de información, para ello, lee ampliamente y con criterio, periódicos y revistas, prestando atención a los artículos publicados que resulten de interés para sus asuntos personales o de negocios.
• Capacitarse, buscando el automejoramiento personal.Tratar de aprender más y más sobre la empresa o institución, sobre el propio puesto de tu jefe y sobre los clientes o visitantes.
• Procurar mejorar tu redacción y saber resumir informes o reportes, ya sea en forma oral o escrita, para entregárselos a firma. Ser capaz de contestar cartas de rutina y de interpretar a tu jefe en la redacción de otras, con sólo conocer los lineamientos.
• Ser clara y precisa para transmitir instrucciones.Ejercita tu buen juicio para saber qué actitud tomar ante ciertas políticas y poder comunicar estas tal como lo haría tu jefe.
• Trabajar a diario hasta completar las tareas, independientemente del horario.Estar dispuesta a trabajar por las noches o los fines de semana, cuando sea necesario.
• Saber delegar a otras secretarias el trabajo cuando sea necesario y demostrar capacidad para supervisar el trabajo no completado por ti.Demostrar capacidad para manejar asuntos rutinarios, sin molestarlo.
• Mantenerse siempre atenta a las fechas importantes para tu jefe.Demostrar capacidad para investigaciones básicas para tu jefe, por ejemplo recolectar información para un reporte o inclusive redactar un borrador.
Que necesitan los Jefes?:
· Que realices ágilmente la entrada y salida de información, conservando los registros
· Que organices la información que entra, y pasarla, oportunamente, según la dinámica del día y los niveles de prioridad
· Que trates de equilibrar los estados de ánimo de los interlocutores y de sí mismo, manteniendo ambiente positivo, de confianza y seguridad
· Que trates de cohesionar el trabajo de equipo, aglutinando esfuerzos de diferentes trabajadores
Consejos importantes:
· Seamos (Red de Ayuda) en algunos casos también le podemos sugerir a nuestro Jefe, mire yo creo que esta persona es la idónea para resolver el problema, yo creo que sería factible que usted hiciera esto, muy sutilmente le podemos sugerir y ayudar en algunas tareas.
· Nunca sea la “radio” del jefe (siempre contándole lo que ocurre o se habla en la oficina). Es una falta de compañerismo.
· Trabaje en equipo gestionando todo aquello que su Jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.
ESTUDIO REALIZADO POR SECRETARIAS PLUS.según elPrimer Estudio de la Evolución de las Relaciones Secretaria-Jefe de Secretariaplus.com
La relación profesional “secretaria”-”jefe” es clave en la empresa. Su implicación y buen hacer agiliza la gestión, facilita la comunicación interna, y motiva la actividad de la compañía.Por eso, si hay alguien que conoce bien a “su jefe” esa es la secretaria.
Se ha lanzado a examinar a los jefes desde el enfoque de lasSECRETARIAS y arrojo lo siguiente:
LA VISION NO TIENE DESPERDICIO… CARENCIAS DE LOS JEFES…
– No escuchan,
– No saben delegar,
– Son demasiado autoritarios,
– Carecen de confianza en sus equipos,
– Actúan de un modo prepotente y
– Resultan en exceso desorganizados.
Entreguemos alma, corazón y vida,en el trabajo secretarial.
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