Autora: María Josefa Urquiaga.E.mail: maria_urq@yahoo.com

Hoy en díael trabajo de nosotras las secretarias  es muy variado y casi multidisciplinario, debe poseer completo dominio de las nuevas tecnologías y de comercio exterior e incluso participar en negociaciones iniciadas por su jefe. La confidencialidad sigue siendo un elemento clave. Las nuevas tecnologías son casi indispensables para  realizar un trabajo eficiente y eficaz,  los programas de computación tales como: el Word, Excel, Access, Pover  Point, Publisher, Notepad, El Fax, también existen otros equipos como:  el destructor de documentos, la impresora que viene incluida tres en una, scanner, impresora y fotocopiadora,  etc.. Conjuntamente con los paquetes de contabilidad los más usados: Quick Books, Monica, Orion, etc. Porque inclusive tienen que llevar  la contabilidad en las empresas. Deben  ser organizadas y con capacidad para planificar, puesto que son las responsables de la agenda del jefe, incluidos los viajes al exterior

Ya  el tiempo de tomar notas taquigrafamente de  las reuniones quedaron detrás, se utilizan en su lugar grabadoras digitales,  para que no se escape ningún detalle, por otro lado, el teléfono celular es muy utilizado, con el mismo puedes acceder rápidamente a internet para resolver cualquier asunto que necesite inmediata respuesta y  también puedes utilizarlo como una agenda electrónica y para las comunicaciones inmediatas con el cliente.

Los trabajos que realizan  son los siguientes:

•                    Reserva de vuelos, hoteles, autos y restaurantes

•                    Envío y elección de regalos empresarios y tarjetas de fin de año

•                    Adquirir servicios de proveedores, principalmente para hacer merchandising

•                    Envío y preparación de mailings

•                    Liquidación de Gastos

•                    Confirmación de la asistencia de mis jefes a seminarios

•                    Organización de Eventos

•                    Organización de almuerzos y cenas

•                    Organización de conferencias

•                    Archivardocumentación

•                    Enviar documentos a oficinas de diferentes ciudades y países

•                    Dar una buena imagen de mi jefe ante las llamadas que recibe

•                    Enviar faxes

•                    Manejo de Agendas

•                    Seguimiento de Expedientes

•                    Atención telefónica

•                    Preparación de correspondencia

•                    Preparación de informes estadísticos mensuales

•                    Presentaciones en Power point

•                    Provisión de materiales para la oficina

•                    Manejo de cuestiones confidenciales

•                    Coordinación del arreglo de equipamiento

•                    Seguimiento de firmas de documentación

•                    Declaración de gastos

•                    Mantener las distribuciones

•                    Listas y bases de datos actualizadas

•                    Reenviar mails informativos a los clientes

•                    Pago a proveedores

•                    Recibo y pago de facturas

•                    Liquidación de Gastos

•                    Trámites personales de mi jefe

•                    Escribircartas

Las características reales para elegir a una Asistente o Secretaria Ejecutiva son las siguientes:

•                   Entre 28 y 38 años.

•                   Excelente presencia, formal y del tipo ejecutiva.

•                   Perfecto dominio del inglés, tanto hablado como escrito. De preferencia otro idioma.

•                   De pensamiento ejecutivo, y que sea capaz de tomar decisiones acertadas por sí misma, involucrándose en la gestión y objetivos que busca alcanzar su jefe.

•                   Computación, nivel avanzado, sobre todo en programas como: Windows, Power Point, Excel, Word. Imprescindible dominio de correo electrónico e internet.

•                   Conocimientos generales de comercio exterior, marketing, relaciones públicas, recursos humanos y finanzas.

NIVEL SECRETARIAL SOLICITADO: Bachilleratos Tecnológicos, licenciaturas  y nivel universitario.

Salario: El nivel de sueldo de una secretaria puede llegar a ser, mayor que el de un profesional universitario. Todo depende de la Empresa donde este contratada.

Carrera de SecretariadoEs necesaria porque desarrolla habilidades sociales que posibilitan un mejor trabajo en equipo logrando un buen manejo técnico, les enseña a  ofrecer una mejor atención al público, adquiere conocimientos de administración y contabilidad, manejo de archivos, coordinación de entrevistas, etc. Aprenden a desarrollar una fuerte base computacional utilizando programas computacionales, trabajo en red e internet. También enseñan materias científicas y sociales que incluye cualquiera de los Bachilleratos Tecnológicos, se les instruye ampliamente en materias comerciales tales como Ortografía y Redacción, Comunicación, Relaciones Públicas, Mecanografía, Correspondencia, Taquigrafía y Prácticas de Oficina además del aprendizaje integral del idioma Inglés.

“Día de la Secretaria”

La fecha del Día de la Secretariavaría de país a país, pero todas tienen un mismo propósito: reconocer la labor de los asistentes administrativos, secretarias ejecutivas, asistentes de gerencia, recepcionistas, ayudantes, oficinistas, funcionarios administrativos y por supuesto, secretarios.

¡Feliz Día de la Secretaria(o)!

El término “ASSISTANT”, es el más aceptado mundialmente, para nombrar la tarea que desempeñan mayoritariamente mujeres, con tan solo un 2 % librado a hombres.

Países que integran FIAS: 26 de abril – Día de la Secretaria Interamericana

México :                                                                                         16 de julio

Argentina :                                                                                    4 de septiembre.

España:                                                                                          23 de Abril.

Estados Unidos    (AdministrativeProfessionals Day)   Última semana completa de Abril.

Si detrás de cada gran hombre, existe una gran mujer; detrás de cada gran Directivo, hay una gran SECRETARIA.