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Se requieren competencias en los ámbitos administrativo y social, e incluso en el político.

Desde la imagen de la simpática señorita que en su función de secretaria atendía llamadas telefónicas y redactaba la correspondencia de su jefe, hasta el retrato de la alerta y multifuncional asistente de nuestros días hay un abismo casi digno del icónico personaje de secretaria ejecutiva, que inmortalizó Melanie Griffith “De 9 a 5”, para la pantalla grande en la década del 80.

El nivel de conocimientos e información que hoy una asistente necesita dominar no abarca exclusivamente el campo administrativo. En muchos de los casos, las tareas ligadas ahora con esta profesión requieren competencias del mundo social, de las relaciones humanas, e incluso del ámbito político; todas ellas tendientes a demostrar una gestión no sólo útil, sino orientada a un concepto más moderno: la generación de valor.

“Las asistentes ejecutivas han cambiado el rol que tenían. No es que se haya dejado de hacer lo de antes -esas funciones clásicas de la secretaria-, sino que éstas han crecido y ahora una asistente funciona en muchos más ámbitos y con mayores espacios”, explica Anne Marie Richard, CEO y fundadora de Grupo S&N (Secretarias y Negocios), que desde 1998 se concentra en productos ligados con el desarrollo de las asistentes ejecutivas.

Según un estudio sobre el secretariado en Europa, las principales responsabilidades de las asistentes se han modificado en parte por los avances de la tecnología.  A la luz de este análisis, lo que antes pasaba por transferir llamadas telefónicas y redactar documentación hoy incluye también, por ejemplo, el dominio de la búsqueda de información por Internet, la elaboración de proyectos e informes de mayor peso y complejidad, o el filtrado del correo electrónico.

La administración de la agenda del Jefe pasa a ser una tarea diaria menos significativa para la asistente, que se convierte en cambio en su co-equipo en la que se puede delegar actividades y lograr así un mejor aprovechamiento del tiempo de ambos.

Todo esto, según observa Anne Marie Richard, lleva a pensar en el antiguo puesto de la asistente como un nuevo rol de valor integrado, asociado con la gestión de proyectos especiales y el manejo de sistemas internos de los distintos departamentos. “El trabajo pasa por incorporar el concepto de Project Management, porque una secretaria ejecutiva o administrativa hoy coordina tareas, recursos humanos y económicos. Esto implica, de alguna manera, tener que liderar, ya no sólo seguir a otros”.

“La secretaria era reactiva; hacía cuando le pedían -explica-. Hoy, el rol es proactivo: no espera que le pidan las cosas, siempre se anticipa a lo que se pueda necesitar porque está más metida en el negocio”.

Nuevas tareas:

Algunas de las nuevas responsabilidades que hoy se le solicitan a una secretaria de alto nivel están vinculadas con la organización de actos corporativos y de relaciones públicas; el apoyo en la selección y la coordinación del personal; la gestión de subvenciones y concursos; la actualización del contenido de la página Web de la empresa; la recepción de los nuevos empleados, y su formación en los aspectos internos de la oficina, etcétera.  

Con el crecimiento del campo de acción y las múltiples áreas en las que una asistente puede hoy desempeñarse, la educación y el perfeccionamiento resurgen como ítem de importancia clave en la profesión. “Hoy hay un enorme espacio para ampliar el rol y los intereses de cada persona que trabaja en esto. Lo importante es tener una educación bien cimentada, con especialización en diversas áreas”, apunta Cristina Girado, rectora del Instituto Argentino de Secretarias (IASE), que cuenta actualmente con seis cursos de secretariado.

“No es lo mismo asistir al Presidente de una multinacional que al Departamento de Recursos Humanos. Por eso, tener más conocimientos específicos, hacer cursos, perfeccionarse, tiene que ver con mirar hacia adónde va la empresa y preguntarse hacia adónde voy yo, como personal dentro de la compañía”.

Como conclusión, además de la continua capacitación y del perfil proactivo, agrega Cristina Girado que uno de los puntos fundamentales para ser una profesional exitosa es, justamente, “algo que no cambia con el paso del tiempo: la vocación de servicio. Esto no se aprende. Uno lo tiene incorporado como valor personal, o no. Pero ahora también te piden que pienses en el negocio, y para eso sí hay que estar preparada”.

Valeria Agis – Extractado de www.lanacion.com.ar

Colaboración de Rhina de Torres