{"id":310,"date":"2014-08-09T12:46:36","date_gmt":"2014-08-09T16:46:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.fiasfederacion.com\/?p=310"},"modified":"2014-08-09T12:46:36","modified_gmt":"2014-08-09T16:46:36","slug":"relacion-secretaria-jefe","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/2014\/08\/09\/relacion-secretaria-jefe\/","title":{"rendered":"RELACION SECRETARIA-JEFE"},"content":{"rendered":"

Autora:Maria Josefa Urquiaga.(La Profe Poeta)<\/em><\/strong> <\/p>\n

El trato con nuestros jefes ha dejado de ser, en la actualidad, una relaci\u00f3n tan r\u00edgida y formal como en \u00e9pocas pasadas<\/em><\/strong>, aunque en determinadas profesiones y sectores a\u00fan se mantienen. No obstante, esta mejora en el trato, no debe dar pie a confundir cordialidad con familiaridad. Debemos saber respetar con m\u00ednimo de educaci\u00f3n el trato debido por el cargo. Una buena relaci\u00f3n con los jefes har\u00e1 m\u00e1s cordial nuestro ambiente de trabajo, y esto es muy conveniente si tenemos en cuenta el n\u00famero de horas al d\u00eda que pasamos trabajando.<\/em> <\/p>\n

Hay que tener en cuenta, que m\u00e1s de la mitad del d\u00eda la pasamos bajo las \u00f3rdenes de un jefe o superior. Las relaciones por este motivo debe ser lo m\u00e1s fluidas posibles. Aunque tengamos mucha confianza con nuestro jefe, tendremos que saber mantener una distancia en el trato, y sobre todo cuando nos encontramos delante de terceras personas.<\/em> <\/p>\n

La relaci\u00f3n entre secretaria y jefe muchas veces tiene tantas complicaciones como las relaciones de pareja y como \u00e9sta, necesita de respeto, comprensi\u00f3n, consideraci\u00f3n y dialogo para mantenerse.<\/em> <\/p>\n

El problema de relaciones humanas m\u00e1s serio al que se enfrenta la secretaria surge con su propio jefe, y esto ocurre no porque ella sea inestable, sino porque ella tiene que tratarlo directa o indirectamente durante muchas horas del d\u00eda. Y cuando entre jefe y secretaria no existe un verdadero conocimiento y una sincera comprensi\u00f3n, las fricciones f\u00e1cilmente pueden presentarse.<\/em> <\/p>\n

En muchas empresas los jefes delegan casi todos los aspectos relacionados con los negocios a sus secretarias y ellas cumplen lo encomendado con profesionalismo y dedicaci\u00f3n. Pero tambi\u00e9n es cierto que muchas de estas secretarias no reciben el reconocimiento que merecen y por ello se marchan a otras empresas, y es entonces que ya el antiguo jefe no puede hacer nada para revertir la situaci\u00f3n.<\/u><\/strong><\/em> <\/p>\n

Las Secretarias en su trabajo diario van conociendo a todo el personal, pero m\u00e1s al Jefe, saben cu\u00e1ndo tienen un buen d\u00eda, cuando vienen agotados, cuando est\u00e1n de mal humor, y saben perfectamente cuando se puede hablar con el Jefe sin llegar a ser inoportunos y para resolver alguna situaci\u00f3n o cosa que necesitamos, en mi experiencia personal puedo decir que he logrado a trav\u00e9s de ellas, resolver problemas y autorizaciones que me han hecho falta para el desenvolvimiento de mi trabajo.<\/em> <\/p>\n

La Secretaria puede criticar a su Jefe, pero esta debe ser una cr\u00edtica  respetuosa y hacerlo muy sutilmente.  Recuerden que tenemos una cuenta bancaria emocional  cada uno debe aportar a esta cuenta, para poder extraer beneficios mutuos, confianza, pasan muchas horas juntos, comparten secretos, sabemos y conocemos cual es el punto vulnerable de cada uno, comparten tensiones, etc.<\/em> <\/p>\n

Para el jefe la secretaria es muy importante,<\/u><\/em><\/strong>es su mano derecha, es quien organiza los asuntos de la oficina para que \u00e9ste pueda focalizar su atenci\u00f3n solo en temas importantes. La secretaria mantiene todoen normal funcionamiento, tiene buenas relaciones interpersonales y mantiene la comunicaci\u00f3n entre clientes y colegas.<\/em> <\/p>\n

Una buena secretaria debe ser acreedora de la m\u00e1xima confianza. Su formaci\u00f3n, solidez, discreci\u00f3n car\u00e1cter, personalidad… es clave para que exista una relaci\u00f3n de confianza absoluta y sea copart\u00edcipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificaci\u00f3n con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empat\u00eda y confianza total entre el jefe y secretaria, se est\u00e1 dando un paso de gigantes en multitud de facetas.<\/em> <\/p>\n

El trabajo de una Secretaria Ejecutiva es de vital importancia para alcanzar el \u00e9xito dentro y fuera de la empresa. A menudo, una Secretaria se enfrenta  a obst\u00e1culos y disociaciones que debe superar en aras de ejecutar su trabajo de manera \u00f3ptima y preservar la confianza de su Jefe. En ella se delegan dis\u00edmiles tareas, las cuales debe supervisar constantemente y hacerse de herramientas necesarias que le ayuden a aprovechar al m\u00e1ximo la jornada laboral  y a crear una comunicaci\u00f3n eficiente entre sus colegas de trabajo y su Jefe.    <\/em> <\/p>\n

Acostumbremos a chequear y verificar lo que nos entregue el Jefe. Hacerle preguntas, no quedarse con inquietudes, preguntar demuestra inter\u00e9s y deseo de saber. Hay que saber compartir  juicios con su jefe y analizar sus puntos de vista.<\/em> <\/p>\n

Cuando hay un Consejo de Direcci\u00f3n o una reuni\u00f3n que existe un problema, se encuentren en plena discusi\u00f3n, es el momento oportuno para que la Secretaria entre en acci\u00f3n, reparta caf\u00e9, t\u00e9 o simplemente agua. <\/em> <\/p>\n

Para organizar la agenda de tu jefe:<\/em><\/strong> <\/p>\n

–          Debes conocerlo muy bien, debes saber c\u00f3mo organiza su tiempo, cuando prefiere recibir a las visitas o entrevistas, etc.. si todav\u00eda desconoces esta faceta de tu superior, elabora una peque\u00f1a lista con preguntas y cosas que necesitas saber para organizarle su tiempo. Cuando lo sepas, programa sus citas y entrevistas de acuerdo a esos criterios que te ha marcado previamente.<\/em> <\/p>\n

–          Aseg\u00farate que tu jefe no tenga reuniones o almuerzos previos a una entrevista, ya que \u00e9stos pueden alargarse m\u00e1s de la cuenta y en consecuencia solaparse con la cita que hayas previsto para despu\u00e9s de la reuni\u00f3n. Despu\u00e9s expl\u00edcale a tu jefe de la forma m\u00e1s sencilla y clara posible, toda la informaci\u00f3n precisa sobre el lugar de la cita, hora, c\u00f3mo puede llegar al lugar (transporte, el itinerario, las rutas alternativas, planos de ubicaci\u00f3n, etc.).<\/em> <\/p>\n

–          Debes dejar unos minutos entre las visitas para no agobiar a tu jefe y darle un respiro, de esta forma preparar la siguiente entrevista o simplemente descansar. Si est\u00e1 previsto una entrevista de contenido dif\u00edcil las citas posteriores podr\u00edan verse afectadas en cuanto al tiempo o a las fuerzas o humor para afrontarlas.<\/em> <\/p>\n

Por regla general, si has previsto todo lo anterior en su distribuci\u00f3n de entrevistas una cita que tiene hora fijada no deber\u00eda demorarse demasiado tiempo.<\/em> <\/p>\n

Con el tiempo distinguir\u00e1s tambi\u00e9n qu\u00e9 tipo de entrevistas y visitas no pasar a tu jefe y delegar en otras personas o proporcionarla la informaci\u00f3n y qu\u00e9 tipo de personas suelen recibir en seguida, etc. Aqu\u00ed deber\u00edas demostrar tus dotes de relaciones p\u00fablicas. Esta tarea, denominada muchas veces de “filtro”, puede no ser la m\u00e1s grata pero s\u00ed ser\u00e1 la m\u00e1s reconocida: tu jefe no puede entrevistarse con todas las personas que lo solicitan.<\/em> <\/p>\n

Para ayudarlo eficientemente tenga en cuenta lo siguiente:<\/u><\/em><\/strong> <\/p>\n

\u2022                    Conocer en su totalidad las actividades y objetivos de la empresa o instituci\u00f3n.Dar a tu jefe la seguridad de que durante su ausencia sus asuntos personales y de negocios ser\u00e1 conducido de manera responsable y expedita.Ayudarlo a organizar su tiempo, a coordinar sus citas y programas a cumplir, con sus plazos y todo ello, sin importunarlo ni molestarlo.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Ser educada, \u00fatil, respetuosa y sol\u00edcita con tus colaboradores, visitantes y clientes, de modo que siempre hablen de ti elogiosamente.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Ser imaginativa, creativa; presentando ideas o nuevas formas para mejorar el trabajo.Mostrar recursos e iniciativa para soluci\u00f3n de problemas sin correr hacia \u00e9l en todo momento en busca de soluci\u00f3n.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Mostrar calma durante cualquier crisis adoptando una actitud amable, a\u00fan en los momentos de m\u00e1xima tensi\u00f3n.No mostrar fallas en tus habilidades secretariales b\u00e1sicas, tales como tomar dictado, transcripciones, modales en el manejo del tel\u00e9fono, etc.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Dar muestra de lealtad y merecer su confianza en asuntos confidenciales, ya sean personales, oficiales  o empresariales.Ser una fuente valiosa de informaci\u00f3n,  para ello, lee ampliamente y con criterio, peri\u00f3dicos y revistas, prestando atenci\u00f3n a los art\u00edculos publicados que resulten de inter\u00e9s para sus asuntos personales o de negocios.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Capacitarse, buscando el automejoramiento personal.Tratar de aprender m\u00e1s y  m\u00e1s sobre la empresa o instituci\u00f3n, sobre el propio puesto de tu jefe y sobre los clientes o visitantes.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Procurar mejorar tu redacci\u00f3n y saber resumir informes o reportes, ya sea en forma oral o escrita, para entreg\u00e1rselos a firma. Ser capaz de contestar cartas de rutina y de interpretar a tu jefe en la redacci\u00f3n de otras, con s\u00f3lo conocer los lineamientos.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Ser clara y precisa para transmitir instrucciones.Ejercita tu buen juicio para saber qu\u00e9 actitud tomar ante ciertas pol\u00edticas y poder comunicar estas tal como lo har\u00eda tu jefe.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Trabajar a diario hasta completar las tareas,  independientemente del horario.Estar dispuesta a trabajar por las noches o los fines de semana, cuando sea necesario.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Saber delegar a otras secretarias el trabajo cuando sea necesario y demostrar capacidad para supervisar el trabajo no completado  por ti.Demostrar capacidad para manejar asuntos rutinarios, sin molestarlo.<\/em> <\/p>\n

\u2022                    Mantenerse siempre atenta a las fechas importantes para tu jefe.Demostrar capacidad para investigaciones b\u00e1sicas para tu jefe, por ejemplo recolectar informaci\u00f3n para un reporte o inclusive redactar un borrador.<\/em> <\/p>\n

Que necesitan los Jefes?:<\/u><\/em><\/strong> <\/p>\n

\u00b7         Que realices \u00e1gilmente la entrada y salida de informaci\u00f3n, conservando los registros<\/em> <\/p>\n

\u00b7         Que organices la informaci\u00f3n que entra, y pasarla, oportunamente, seg\u00fan la din\u00e1mica del d\u00eda y los niveles de prioridad<\/em> <\/p>\n

\u00b7         Que trates de equilibrar los estados de \u00e1nimo de los interlocutores y de s\u00ed mismo, manteniendo ambiente positivo, de confianza y seguridad<\/em> <\/p>\n

\u00b7         Que trates de cohesionar el trabajo de equipo, aglutinando esfuerzos de diferentes trabajadores<\/em> <\/p>\n

Consejos importantes:<\/u><\/em><\/strong> <\/p>\n

\u00b7         Seamos (Red de Ayuda) en algunos casos  tambi\u00e9n le podemos sugerir a nuestro Jefe, mire yo creo que esta persona es la id\u00f3nea para resolver el problema, yo creo que ser\u00eda factible que usted hiciera esto, muy sutilmente le podemos sugerir y ayudar en algunas tareas.<\/em> <\/p>\n

\u00b7         Nunca sea la “radio” del jefe (siempre cont\u00e1ndole lo que ocurre o se habla en la oficina). Es una falta de compa\u00f1erismo.<\/em> <\/p>\n

\u00b7         Trabaje en equipo gestionando todo aquello que su Jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.<\/em> <\/p>\n

ESTUDIO REALIZADO POR SECRETARIAS PLUS.<\/u><\/em><\/strong>seg\u00fan elPrimer Estudio de la Evoluci\u00f3n de las Relaciones  Secretaria-Jefe de Secretariaplus.com<\/strong><\/em> <\/p>\n

La relaci\u00f3n profesional \u201csecretaria\u201d-\u201djefe\u201d es clave en la empresa. Su implicaci\u00f3n y buen hacer agiliza la gesti\u00f3n, facilita la comunicaci\u00f3n interna, y motiva la actividad de la compa\u00f1\u00eda.<\/em>Por eso, si hay alguien que conoce bien a \u201csu jefe\u201d esa es la secretaria.<\/u><\/em><\/strong> <\/p>\n

Se ha lanzado a examinar a los jefes desde el enfoque de lasSECRETARIAS <\/u><\/strong>y arrojo lo siguiente:<\/em> <\/p>\n

LA VISION NO TIENE DESPERDICIO… CARENCIAS DE LOS JEFES\u2026<\/u><\/em><\/strong> <\/p>\n

–          No escuchan,<\/em> <\/p>\n

–          No saben delegar,<\/em> <\/p>\n

–          Son demasiado autoritarios,<\/em> <\/p>\n

–          Carecen de confianza en sus equipos,<\/em> <\/p>\n

–          Act\u00faan de un modo prepotente y<\/em> <\/p>\n

–          Resultan en exceso desorganizados.<\/em> <\/p>\n

Entreguemos alma, coraz\u00f3n y vida,en el trabajo secretarial.<\/u><\/em><\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Autora:Maria Josefa Urquiaga.(La Profe Poeta) El trato con nuestros jefes ha dejado de ser, en la actualidad, una relaci\u00f3n tan r\u00edgida y formal como en \u00e9pocas pasadas, aunque en determinadas profesiones y sectores a\u00fan se mantienen. No obstante, esta mejora en el trato, no debe dar pie a confundir cordialidad con familiaridad. Debemos saber respetar […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"nf_dc_page":"","_eb_attr":"","_monsterinsights_skip_tracking":false,"_templately_pack_id":"","_templately_imported_at":"","_templately_source":"","_templately_import_session_id":"","footnotes":""},"categories":[2],"tags":[],"class_list":["post-310","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-de-las-colaboradoras"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/310","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=310"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/310\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=310"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=310"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/fiasfederacion.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=310"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}